Fachbeitrag von Inge Hanschke

Veränderungen wirkungsvoll managen – so geht's!


Unternehmen müssen in der Lage sein, sich zu verändern und an die jeweiligen Markt- und Wirtschaftsbedingungen schnell anzupassen. Die Disziplin Demand Management, eingebettet in ein Lean IT-Management-Instrumentarium, ist hierfür ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Mit ihrer Hilfe lassen sich nicht nur die erforderlichen Veränderungen schnell erkennen, planen und umsetzen.

Projekte und Wartungsmaßnahmen können so an den Geschäftserfordernissen ausgerichtet und die Produktivität bei der Umsetzung gesteigert werden. Denn die Anzahl und der Umfang von Geschäftsanforderungen lassen sich durch frühzeitige Prüfung auf Sinn, Konsistenz und Wichtigkeit deutlich reduzieren, um unnötige Doppelarbeiten und wertvernichtende Projekte zu vermeiden und Freiräume für strategische Vorhaben zu schaffen. In diesem Beitrag erklärt Inge Hanschke, Autorin des kürzlich erschienenen Fachbuchs Business Analyse, was unter Demand Management zu verstehen ist und wie Unternehmen den größtmöglichen Nutzen daraus ziehen können.

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Demand Management – was ist das?

Das Demand Management ist eine wesentliche Disziplin für das Management von Veränderungen. Ziel ist es, im Zusammenspiel zwischen Business und IT die veränderten Rahmenbedingungen und Geschäftsanforderungen möglichst angemessen, kostengünstig und trotzdem rechtzeitig umzusetzen. Ein gutes Demand Management wird zum Differenzierungsmerkmal im Hinblick auf Business-Agilität.
Das Demand Management ist eine organisatorische Einheit bestehend aus Business-Analysten für das Management der strategischen und operativen Geschäftsanforderungen. Das Demand Management vermittelt zwischen den Fach- und IT-Abteilungen. Die wesentliche Tätigkeit im Demand Management ist die Business-Analyse, d.h. die Identifikation, Aufnahme, Bündelung, fachliche Planung, Bewertung und Steuerung der Umsetzung von Geschäftsanforderungen. Das Demand Management stellt sicher, dass die wesentlichen Geschäftsanforderungen erkannt und entsprechend der Geschäftserfordernisse umgesetzt werden. Die Aufgaben des Demand Managements sind (siehe [HGG12]):

  • Business-IT-Koordination
    Das Demand Management hat eine Schnittstellenfunktion zwischen Business und IT mit starker Businessorientierung und gleichzeitigem IT-Sachverstand. Sie ist daher ein wichtiger Querschnittaspekt, der sich auch der anderen Demand Management Aufgabenbereiche bedient.
  • Unterstützung bei der Budgetierung
    Die Budgetierung ist ein Teil des Gesamtplanungsprozesses einer Organisation. Das Demand Management unterstützt dabei. In der Regel nehmen die Business-Analysten Budgetpositionen auf, entwickeln Lösungsszenarien und schätzen diese monetär ab.
  • Ableiten von strategischen Geschäftsanforderungen
    Wenn strategische Geschäftsanforderungen nicht prägnant aufgeschrieben vorliegen, müssen sie aus der Unternehmensstrategie abgeleitet werden. Das Demand Management kann hier sowohl die Unternehmensstrategie- als auch die IT-Strategieentwicklung unterstützen.
  • Aufnehmen, Gestalten und fachliches Planen von Geschäftsanforderungen
    Die wesentlichen Anforderungen müssen identifiziert und angemessene fachliche Lösungen gefunden werden. Dies erfolgt sowohl im Groben in der Projektportfolio- und Roadmap-Planung, als auch detaillierter in der Projekt- und Maßnahmenplanung.
  • Fachliches Steuern der Umsetzung
    Der Business-Analyst muss sicherstellen, dass die Geschäftsanforderungen tatsächlich umgesetzt werden. Hierfür sind eine entsprechende organisatorische Verankerung und Befugnisse erforderlich (siehe [HGG12]).

Das Demand Management gewinnt zunehmend in der IT als wichtige Disziplin in der „CIO-Organisation“ an Bedeutung. Das Demand Management kann aber auch im Business oder verteilt in Business und IT angesiedelt sein. In jedem Fall orientiert sich die Organisationsstruktur im Demand Management an der Organisation im Business, da die Geschäftseinheiten möglichst optimal bei der Umsetzung ihrer Geschäftsanforderungen unterstützt werden sollen.


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Strategische Planung mit Bodenhaftung

Neben dem operativ geprägten Geschäftsanforderungsmanagement sorgt der Business-Analyst im Demand Management für eine inhaltlich fundierte Unternehmensplanung, Projektportfolio- und Roadmap-Planung sowie Projekt- und Maßnahmenplanung. In der Unternehmensplanung werden Eckwerte und Orientierungshilfen für einen langfristigen Planungszeitraum gesetzt. Dies sind insbesondere ein grobes Ziel-Bild, die Leitplanken für die Umsetzung (z.B. Prinzipien oder Strategien) und fachliche oder organisatorische Randbedingungen. Darüber hinaus werden auf dieser Planungsebene die Budgets für die nähere Zukunft (in der Regel ein Jahr) im Rahmen einer Investitionsplanung initial festgelegt und an die jeweiligen Geschäftsanforderungen und Randbedingungen angepasst. Ausgehend davon wird in der Projektportfolio- und Roadmap-Planung die Roadmap für die Umsetzung grob gestaltet und für einen überschaubaren Zeitraum in der Zukunft Projekte oder Produktreleases geformt oder angepasst. Produkte können sowohl Fertigungserzeugnisse oder Dienstleistungen als auch IT-Kaufprodukte und Individualsoftware sein.

Insbesondere die strategischen bzw. taktischen Planungsebenen (siehe Bild 2) “Unternehmensplanung” und “ Projektportfolio- und Roadmap-Planung” sind von besonderer Bedeutung, da hier frühzeitig und mit verhältnismäßig geringem Aufwand Fehlinvestitionen vermieden und die relevanten Geschäftsanforderungen umgesetzt werden können.

Zwischen strategischer Planung und operativer Umsetzung

Die Planungsebenen Unternehmensplanung und die Projekt- und Maßnahmenplanung sind in der Regel in den Unternehmen etabliert. Wenn es eine Demand Management Organisation gibt, ist diese hier auch beteiligt. Die Projektportfolio- und Roadmap-Planung wird dahingehend noch stiefmütterlich behandelt und ist, wenn überhaupt vorhanden, nicht in der Demand Management Organisation angesiedelt. Hierdurch wird jedoch viel Nutzenpotenzial verschenkt (siehe Abbildung 2). Denn wenn die Projektportfolio- und Roadmap-Planung fehlt, klafft eine Lücke zwischen der Unternehmensplanung und der Projekt- und Maßnahmenplanung.
In der Projektportfolio- und Roadmap-Planung wird dafür gesorgt, dass die wirklich wichtigen und strategisch in der Investitionsplanung beabsichtigten Dinge auch umgesetzt werden. Durch die Verknüpfung zwischen den Ergebnissen der Planungsebenen wird die Grundlage für die Steuerung der Umsetzung geschaffen. Was beabsichtigt wurde, wird wirklich umgesetzt. Natürlich können sich im Rahmen der Umsetzung Veränderungen ergeben. Diese müssen dann aber auf grober Ebene auch wieder in die Projektportfolio- und Roadmap-Planung einfließen. So lassen sich Veränderungen auf taktischem Level adäquat koordinieren.

Voraussetzungen für ein funktionierendes Demand Management

Der wirkliche Nutzen vom Demand Management entsteht jedoch nur im Zusammenspiel mit dem strategischen IT-Management. So hilft es wenig, wenn transparent ist, dass ein Projekt nicht konform zur Planung ist, wenn die Strategiekonformität nicht als Kriterium in Investitionsentscheidungen eingeht. Die Planung kann nur umgesetzt werden, wenn sie insbesondere über das Projektportfoliomanagement durchgesetzt werden. Wesentlich ist ein schlankes, aber wirkungsvolles und ausbaubares Instrumentarium für das strategische IT-Management, das zur aktuellen Standortbestimmung und strategischen Positionierung der IT passt.

Dies ist insbesondere in Anbetracht der schwindenden Budgets und gleichzeitig steigenden Anforderungen an die IT und das IT-Management essentiell. IT-Verantwortliche sind im Spagat zwischen IT-Dienstleister und Business Partner häufig überlastet. Allein die Bewältigung der operativen Aufgaben zur Gewährleistung des Betriebs und Umsetzung der Compliance- und Sicherheitsanforderungen nehmen häufig die IT-Verantwortlichen völlig in Beschlag. Gleichzeitig ein komplexes IT-Management-Instrumentarium einzuführen und in der Organisation zu verankern ist nicht zu leisten.

Ein Lean IT-Management-Instrumentarium umfasst Disziplinen, Verantwortlichkeiten und Gremien, um einerseits die IT-Komplexität zu beherrschen und andererseits die Veränderungen und Weiterentwicklung der IT-Landschaft zielgerichtet zu planen und zu steuern. Das Demand Management nimmt dabei eine Schlüsselrolle ein.

Die Einführung eines Lean IT-Management-Instrumentarium und des Demand Managements muss in machbaren Schritten erfolgen. Der weitere Ausbau geht einher mit Lern- und Veränderungsprozessen im Unternehmen, die auch Einfluss auf das erforderliche IT-Management-Instrumentarium haben.

Fazit

Die Business-Analyse im Demand Management ermöglicht die systematische Planung und Steuerung von Geschäftsanforderungen und so das einfache und effektiv kontrollierte Management von Veränderungen. Die Planung auf strategischer, taktischer und operativer Ebene wird inhaltlich fundierter. Eingebettet in ein schlankes IT-Management-Instrumentarium kann sich so das Unternehmen mit vertretbarem Aufwand schnell an die jeweiligen Markt- und Wirtschaftsbedingungen anpassen. Teure Fehlentscheidungen und -entwicklungen lassen sich so eindämmen und die Produktivität steigern. So können Freiräume für Innovationen geschaffen werden.

Literatur und Links

[HGG12] Inge Hanschke, Daniel Goetze, Gunnar Giesinger: Business Analyse – einfach und effektiv: Geschäftsanforderungen verstehen und in IT-Lösungen umsetzen. Carl Hanser Verlag, München 2012

Inge HANSCHKE ist Geschäftsführerin der iteratec GmbH. In 24 Berufsjahren hat sie als IT-Managerin konsequent eine Brücke zwischen IT und Business geschlagen.

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